AZƏRBAYCAN RESPUBLİKASININ ƏDLİYYƏ NAZİRLİYİ

 

KOLLEGİYA QƏRARI

 

№ 4-N

 

12 fevral 2016-cı il                                                                                         Bakı şəhəri

 

“Azərbaycan Respublikasında notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması haqqında Təlimat”ın təsdiq edilməsi barədə

 

“Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”ın təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 935 nömrəli Fərmanında dəyişikliklər edilməsi barədə” ölkə başçısının 2015-ci il 14 iyul 569 nömrəli Fərmanının 5.3-cü bəndinin və 6-cı hissəsinin icrasını təmin etmək məqsədi ilə “Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi haqqında Əsasnamə”nin 19-cu bəndini rəhbər tutaraq Kollegiya

 

QƏRARA ALIR:

 

1.         “Azərbaycan Respublikasında notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması haqqında Təlimat” təsdiq edilsin (əlavə olunur).

2.         Bu Qərarın Azərbaycan Respublikasının Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edilməsi təmin olunsun (A.Əliyev).

3.         “Azərbaycan Respublikasında notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması haqqında Təlimat”ın təsdiq edilməsi barədə Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin 29.04.2006-cı il tarixli 7-T nömrəli əmri (19.05.2006-cı il tarixli 3223 nömrəli şəhadətnamə), Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin 04.05.2007-ci il tarixli 20-T nömrəli əmri ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyi üzrə əmrlərlə təsdiq olunmuş bəzi normativ aktlara əlavə və dəyişikliklər edilməsinə dair Siyahı”nın 29-cu bəndi (20.06.2007-ci il tarixli 3322 nömrəli şəhadətnamə) və “Azərbaycan Respublikasında notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması haqqında Təlimat"a əlavə və dəyişikliklər edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin 08.06.2010-cu il tarixli 8-T nömrəli əmri (20.07.2010-cu il tarixli 3945 nömrəli şəhadətnamə) ləğv edilsin.

4.         “Azərbaycan Respublikasında notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması haqqında Təlimat”ın müddəalarının öyrənilməsi və dürüst icrası üzrə lazımi tədbirlərin görülməsi təmin edilsin (İ.Məmmədov).

5.         Qərar aidiyyəti ədliyyə orqanlarına və xüsusi notariuslara göndərilsin.

 

Azərbaycan Respublikasının

ədliyyə naziri

I dərəcəli dövlət ədliyyə müşaviri

Fikrət Məmmədov

 

 


 

Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi Kollegiyasının 12 fevral 2016-cı il tarixli 4-N nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmişdir.

 

Azərbaycan Respublikasında notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması haqqında

 

TƏLİMAT[1]

 

1. Ümumi müddəalar

 

1.1 Azərbaycan Respublikasında notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlığın aparılması işi, o cümlədən sənədlərin hazırlanması, qeydiyyatı, hərəkəti, icrası, uçotu, Dövlət notariat arxivinə verilməsi və həmin arxivdə kargüzarlığın aparılması bu Təlimata uyğun olaraq tənzimlənir.

1.2. Təlimat Azərbaycan Respublikası Konstitusiyasının, “Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27.09.2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş «Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair» Təlimata və Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik sisteminə daxil olan digər normativ hüquqi aktlara uyğun olaraq hazırlanmışdır.

1.3. Notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlıq notariusun və ya qanunvericiliklə müəyyən edilmiş onu əvəz edən şəxslərin öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir.[2]

1.4. Kargüzarlığın aparılması xüsusi olaraq bu məqsəd üçün ayrılan əməkdaşlar (bundan sonra kargüzarlıq xidməti) tərəfindən həyata keçirilir. Kargüzarlıq xidməti tərəfindən bu Təlimatın tələblərinə riayət edilməsinə nəzarəti müvafiq olaraq notarius və Dövlət notariat arxivində onun müdiri həyata keçirir. Notariat ofislərində kargüzarlığın aparılması qaydalarına riayət edilməsi üzrə nəzarəti Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsi həyata keçirir.

1.5. Kargüzarlıq xidmətinin əsas vəzifələri aşağıdakılardır:

1.5.1. poçt, elektron poçt, faks, telefonoqram, feldyeger rabitəsi, habelə digər informasiya resursları vasitəsi ilə və kargüzarlıq xidmətinə bilavasitə daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq, aidiyyəti üzrə bölüşdürmək və icraçılara çatdırmaq;[3]

1.5.2. sənədləri göndərmək;

1.5.3. sənədlərin icra müddətinə, bu Təlimatın tələblərinə uyğun tərtibinə və arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək və icra edilmiş sənədləri tələb etmək;

1.5.4. sənədlərin surətlərini çıxarmaq və çoxaltmaq;

1.5.5. sənədləri işlərin nomenklaturu üzrə formalaşdırmaq və arxivə vermək;

1.5.6. sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlardan istifadə edilməsini təmin etmək;

1.5.7. kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədilə kargüzarlıq işinə metodik rəhbərliyi həyata keçirmək, kargüzarlığı aparan işçilərin peşə hazırlığını artırmaq.

1.6. “Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 13-cü maddəsinə uyğun olaraq notariat fəaliyyəti üzrə kargüzarlıq Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində aparılır.

1.7. Notariat ofisinin fəaliyyətinə rəhbərlik edən böyük dövlət notariusu (dövlət notariusu) və xüsusi notarius kargüzarlığın düzgün təşkili və aparılması üçün məsuliyyət daşıyır.

1.8. Notariat hərəkətlərinin qeydi üçün reyestrlərin, notariat şəhadətnamələrinin, əqdlərdə və təsdiq edilən sənədlərdə təsdiq qeydlərinin formaları və tərtibi qaydası, notariat hərəkətləri ilə bağlı kitabların aparılması, habelə əqdlərin, ərizələrin və digər sənədlərin layihələrinin, sənədlərin surətlərinin və onlardan çıxarışların hazırlanması, notariusun depozit hesabına daxil olmuş pul məbləğlərinin və qiymətli kağızların qəbulu, qeydə alınması Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 23 avqust tarixli 148 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş «Notariat hərəkətlərinin qeydi üçün reyestrlərin, notariat şəhadətnamələrinin, əqdlərdə və təsdiq edilən sənədlərdə təsdiq qeydlərin formaları»na 2000-ci il 11 sentyabr tarixli 167 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş «Azərbaycan Respublikasında notariat hərəkətlərinin aparılması qaydaları haqqında Təlimat»a uyğun olaraq həyata keçirilir.

1.9. Dövlət notariusu vəzifədən azad edildikdə, notariat hərəkətləri barədə sənədlər təhvil-qəbul aktına əsasən həmin vəzifəyə təyin olunan notarius tərəfindən qəbul edilir. Aktın nüsxəsi notariat ofisində saxlanılır. Vakant dövlət notarius vəzifəsinə təyinat aparılmadıqda, notariat hərəkətləri barədə sənədlər müvafiq akt əsasında həmin ərazidə fəaliyyət göstərən digər dövlət notariusuna, yaxud Dövlət notariat arxivinə təhvil verilə bilər. Dövlət notariat ofisi ləğv edildikdə, sənədlər dərhal Dövlət notariat arxivinə təhvil verilməlidir.[4]

1.10. Fəaliyyətinə xitam verilmiş xüsusi notarius aparılmış notariat hərəkətləri barədə sənədləri bir aydan gec olmayaraq təhvil-qəbul aktına əsasən Dövlət notariat arxivinə təhvil verməlidir.[5]

1.11. Kargüzarlığın aparılması üçün ayrılan məsul şəxs işdən çıxarıldıqda və ya başqa işə keçirildikdə, notariat hərəkətləri barədə sənədləri bu vəzifəyə yeni təyin edilən və ya həmin vəzifəni müvəqqəti icra edən şəxsə akt üzrə təhvil verməlidir.[6]

1.12. Aktda bütün işlər və ayrı-ayrı sənədlər icra vəziyyəti göstərilməklə sadalanır.

 

2. Sənədlərin hazırlanması üçün ümumi tələblər

 

2.1. Notariat fəaliyyətində sərəncam mahiyyətli sənədlərin (qərarlar, sərəncamlar, əmrlər) yaranmasının hüquqi əsasları aşağıdakılardır:

2.1.1. qüvvədə olan normativ hüquqi aktların tələbləri;

2.1.2. Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin tapşırıqları və tövsiyələri;[7]

2.1.3. notarius tərəfindən üzərinə düşən vəzifələrin icra edilməsi üçün cari təşkilati-sərəncamverici və ya inzibati-təsərrüfat fəaliyyətinin həyata keçirilməsi;

2.1.4. notariat işini hüquqi baxımdan tənzimləmək zərurətinin yaranması.

2.2. Sənədlərin hazırlanması üçün «İşlətmək üçün kağız formatları» 9327-60 dövlətlərarası standart üzrə A4 (210x297 mm) və A5 (210 x 148 mm) formatlı blank və kağızlardan istifadə edilir.

2.3. Notariat ofislərində ayrı-ayrı sənəd növləri üçün blanklar tətbiq edilir və onların üzərində sənəd növünün adı (qərar, protokol, əmr və s.) yazılır. Məktub blanklarında aşağıdakı rekvizitlər çap edilir:

2.3.1. Azərbaycan Respublikasının Dövlət Gerbi (“Azərbaycan Respublikası Dövlət Gerbinin təsvirinin təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikasının 2018-ci il 2 noyabr tarixli 1332-VKQ nömrəli Konstitusiya Qanunu iləəyyən edilmiş təsvirə uyğun olaraq);[8]

2.3.2. Azərbaycan Respublikasının (Naxçıvan Muxtar Respublikasının) adı;

2.3.3. notariat ofisinin tam adı;

2.3.4. notariat ofisinin poçt indeksi, ünvanı, məlumat almaq üçün telefon nömrəsi, faksın nömrəsi və elektron poçtu;

2.4. Rekvizitlər blankların yuxarı hissəsində eninə, Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində çap edilir (1 nömrəli əlavə). Xarici dildə çap edilmiş rekvizitlərə malik blanklardan istifadə edilməsinə yalnız sənədin mətni həmin blankı göndərən təşkilat tərəfindən xarici dildə yazıldıqda yol verilir.

2.5. Maliyyə, statistika sənədləri və başqa xüsusi sənədlər qanunvericiliklə və Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən müəyyən edilmiş qaydada hazırlanıb tərtib edilir.

2.6. Sənədlər hazırlanarkən, notariat ofisinin adı (sənədin blankında əks etdirilir) və sənəd növünün adı (məktublar istisna olmaqla), sənədin başlığı (mətni A5 (148x210) formatlı kağızda çap olunan sənədlər və bildirişlər istisna olmaqla) göstərilməli, sənədlərə ünvan yazılmalı, tarix və nömrə qoyulmalı, sənədin rəsmiləşdirilməsi haqqında qeydlər yazılmalıdır.

2.7. Sənədlərin mətnləri iki hissədən ibarət olur. Birinci hissədə sənədin hazırlanması üçün əsas götürülmüş faktların və hadisələrin təsviri verilir. İkinci hissədə nəticələr ifadə olunur.

2.8. Sənədin yaranması üçün başqa sənəd əsas olduqda, bu sənədin hazırlanması üçün əsas götürülmüş sənəd növünün adı (adlıq halda), nömrəsi, tarixi və mətnin başlığı göstərilir.

2.9. Sənədin başlığı vərəqin ortasında mətndən əvvəl yazılır. Sənədlərin başlığı maksimum qısa, dəqiq olmalı və «nə haqqında» sualına cavab verməklə ifadə edilməlidir («...tədbirləri haqqında», «...yerinə yetirilməsi haqqında», «... işinin təşkil edilməsi haqqında» və s.).

2.10. Göndərilən sənədlərdə (məktublarda, məlumat xarakterli arayışlarda, məlumat vərəqələrində) ünvan sahibinin rekvizitləri dəqiq göstərilir. Bu məqsədlə aşağıdakı tələblərə əməl edilməlidir:

2.10.1. sənəd göndərilən təşkilatın, onun struktur bölməsinin adı, vəzifəli şəxsin adı və soyadı yazılır;

2.10.2. sənəd təşkilata və ya onun struktur bölməsinə göndərilirsə, təşkilatın və ya onun struktur bölməsinin adı yönlük halda yazılır (məsələn, Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyinə);

2.10.3. sənəd konkret vəzifəli şəxsə ünvanlanırsa, o zaman təşkilatın adı yiyəlik halda, sənədin ünvanlandığı vəzifəli şəxsin adı və soyadı isə yönlük halda yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin________ baş idarəsinin rəisi cənab _______);

2.10.4. məktub göndərilənin poçt ünvanı (poçt indeksi, şəhər (rayon), qəsəbə (kənd), küçə və evin nömrəsi) tam şəkildə göstərilir.

2.11. Sənəddə dörddən çox ünvan olmamalıdır. Sənəd dörddən çox ünvana göndərilərkən, göndəriş siyahısı tərtib edilir və hər sənəddə yalnız bir ünvan göstərilir.

2.12. Sənədin düzgün tərtibi, məzmununun aydın ifadə edilməsi və üslubu, tapşırığın vaxtında və keyfiyyətlə yerinə yetirilməsi bilavasitə icraçının vəzifəsidir.

2.13. Sənədin imzalanmasının və ya təsdiq edilməsinin tarixi sənədin tarixi hesab edilir. Sənədin tarixi onu imzalayan və ya təsdiq edən vəzifəli şəxs tərəfindən qoyulur. Sənədin tarixi, həmçinin sənədin məzmununda olan tarixlər rəqəmlə yazılmalıdır. Tarixin elementləri eyni sətirdə ardıcıllıqla yazılır: ayın tarixi, ay, il (məsələn: 15.12.2016-cı il və ya 15 dekabr 2016-cı il).

2.14. Sənədin qeydiyyat nömrəsi işin nomenklatur nömrəsindən və sənədin qeydə alınmasının sıra nömrəsindən ibarətdir, sənədin qeydə alınması zamanı verilir və qeydiyyat ştampında vərəqlərin sayından və tarixdən əvvəl əks etdirilir.

2.15. Notariat hərəkətlərinin aparılması üçün müəyyən edilən, dövlət gerbinin təsviri əks olunmuş blankların uçotu Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin notariat fəaliyyətinə nəzarəti bilavasitə həyata keçirən qurumu tərəfindən aparılır.[9]

 

3. Sənədin rəsmiləşdirilməsi üçün ümumi tələblər

 

3.1. Sənəd, ona rəsmi xarakter və hüquqi qüvvə verilməsi məqsədi ilə rəsmiləşdirilməlidir. Rəsmiləşdirmə sənədin imzalanması, təsdiq edilməsi, qeydə alınması və ona möhür vurulması vasitəsi ilə həyata keçirilir.

3.2. Sənədin bütün nüsxələri imzalanır. İmzanın tərkibinə sənədi imzalamış notariusun və ya Dövlət notariat arxivinin müdirinin vəzifəsinin adı, onun şəxsi imzası, adı və soyadı daxildir.

“Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 25-1-ci maddəsində nəzərdə tutulmuş hallarda xüsusi notariusun köməkçisi xüsusi notariusu əvəz etdikdə, xüsusi notariusun adından və onun möhüründən istifadə etməklə notariat hərəkətlərini apararkən, rəsmiləşdirilən sənədlərdə xüsusi notariusun adı ilə yanaşı öz adını və vəzifəsini də qeyd etməlidir.[10]

3.3. Sənədi imzalamalı Dövlət notariat arxivinin müdiri müvəqqəti işdə olmadıqda, sənədi onun səlahiyyətlərini icra edən şəxs imzalayır. Bu zaman sənədi imzalamış şəxsin faktiki vəzifəsi, adı və soyadı göstərilməlidir. Sənədi «əvəzinə» sözünü yazmaqla və ya vəzifənin adının qabağına xətt çəkməklə imzalamaq qadağandır.

3.4. Əgər sənəd blankda tərtib edilmişdirsə, sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsi qısa şəkildə göstərilir (məsələn:

Dövlət notariusu (Xüsusi notarius) ____________________________________

                                                                        (imza) (adı və soyadı)

3.5. Əgər sənəd blankda tərtib edilməmişdirsə, sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsi tam şəkildə göstərilir (məsələn:

Bakı şəhəri __ saylı (dövlət) notariat ofisinin (dövlət) xüsusi notariusu

_________________________________________________________________

                                           (imza) (adı və soyadı) (tarix)

3.6. Aşağıdakı sənədlər təsdiq edilir: işlərin qəbulu və təhvili aktları, ayrı-ayrı protokollar, notariusun və ya Dövlət notariat arxivinin müdirinin zəruri hesab etdiyi digər sənədlər.

3.7. Sənəd təsdiqetmə qrifi ilə və ya müvafiq sərəncam mahiyyətli sənəd qəbul etməklə təsdiq olunur.

3.8. Təsdiqetmə qrifinin elementləri aşağıdakılardır: «Təsdiq edilmişdir» və ya «Təsdiq edirəm» sözləri sənədi təsdiq etmiş şəxsin vəzifəsinin adı, şəxsi imzası, adı və soyadı təsdiqetmə tarixi.

3.9. Sənədin tətbiqi üçün əlavə tədbirlərin həyata keçirilməsi tələb olunduğu hallarda, həmin sənədin təsdiq edilməsi sərəncam mahiyyətli sənəd qəbul edilməsi vasitəsilə həyata keçirilir.

3.10. Əgər sənəd təşkilatın blankında tərtib edilməmişdirsə, ona möhür vurulmalıdır.

3.11. Əsli təsdiq edilməli olan maliyyə sənədlərinə, arayışlara, əmək kitabçalarına, sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması aktlarına, habelə lazımi hallarda başqa sənədlərə imza qoyulması ilə bərabər Azərbaycan Respublikasının dövlət gerbi əks olunmuş möhür vurulur. Möhür vəzifə adının və şəxsi imzanın üstünü tutmamalıdır.

 

4. Kompüter (makina) üsulu ilə hazırlanan sənədlərə olan tələblər

 

4.1. Sənədlərin kompüter (makina) üsulu ilə hazırlanması 6.38-90 dövlətlərarası standartın tələbinə uyğun surətdə həyata keçirilir. Kompüter üsulu ilə yazılan sənədlərin (maliyyə, statistik və digər cədvəllər istisna olmaqla) mətni «Arial»12 şrifti ilə A4 və ya digər kağız formatlarında bir və ya bir yarım sətirarası intervalla yazılmalıdır.

4.2. Sənədlər çap olunarkən, vərəqdə aşağıda göstərilən ölçüdə sahələr saxlanılır:

4.2.1. soldan 25 mm;

4.2.2. sağdan ən azı 8 mm;

4.2.3. yuxarıdan 20 mm;

4.2.4. aşağıdan A4 formatlı kağızlar üçün azı 19 mm;

4.2.5. aşağıdan A5 formatlı kağızlar üçün azı 16 mm.

4.3. 9327-60 dövlətlərarası standart üzrə A5 formatlı sənədlərin mətni bir sətirarası intervalla, mətbəə üsulu ilə nəşr edilən sənədlərin mətni iki sətirarası intervalla, qalan sənədlərin mətni isə bir yarım sətirarası intervalla çap edilir.

4.4. Sənədin hər abzasının birinci sətri sol sahənin hüdudundan beş-səkkiz çap işarəsi intervalı ilə çap edilir.

4.5. Təşkilatın adında köməkçi sözlərdən başqa bütün sözlərin və onların tərkibinə daxil olan xüsusi isimlərin baş hərfi böyük yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikasının Qiymətli Kağızlar üzrə Dövlət Komitəsi).

4.6. Təşkilatların struktur bölmələrinin adının yalnız baş hərfi böyük yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Aparatı).

4.7. Struktur bölmələrinin tərkibindəki ayrı-ayrı struktur vahidlərinin adı kiçik yazılır (məsələn: Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Qanunvericilik baş idarəsi).

4.8. Rayon (şəhər) icra hakimiyyəti orqanlarının adlarında bütün sözlərin baş hərfi böyük yazılır (məsələn: Yasamal Rayon İcra Hakimiyyəti).

4.9. Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2004-cü il 5 avqust tarixli 108 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş «Azərbaycan dilinin orfoqrafiya qaydalarına» uyğun olaraq birinci hərfi böyük yazılan vəzifələrin adları (Azərbaycan Respublikasının Prezidenti, Azərbaycan Respublikasının Baş naziri və s.) istisna olmaqla, qalan vəzifə adları kiçik hərflə yazılır (Azərbaycan Respublikasının ədliyyə naziri, Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsinin rəisi və s.).

4.10. Başlanğıc hərflərindən yaradılmış mürəkkəb ixtisar adları böyük hərflə yazılır (məsələn: Ədliyyə Nazirliyi - ƏN).

4.11. İki və daha artıq səhifəsi olan sənədlər ikinci səhifədən başlayaraq nömrələnməlidir. Nömrələr ərəb rəqəmləri ilə yazılır.

4.12. Sənədlərdə nömrə anlayışı «№» işarəsi və ya «nömrə» («nömrəli») sözü ilə ifadə olunur.

5. Sənədlərə əlavələrin (qoşmaların) edilməsi qaydası

 

5.1. Sənədlərə aşağıdakı əlavələr ola bilər:

5.1.1. müvafiq sərəncam mahiyyətli sənədlərlə təsdiq edilən əlavələr;

5.1.2. əsas sənədin məzmununu izah edən və ya tamamlayan əlavələr;

5.1.3. müstəqil sənəd olaraq müşayiət məktubu ilə göndərilən əlavələr.

5.2. Müstəqil sənəd olaraq müşayiət məktubu ilə göndərilən əlavələrdə sənəd üçün zəruri olan elementlərin hamısı (adı, başlığı, məzmun üçün məsul olan şəxslərin imzaları, təsdiqetmə haqqında qeydlər və s.) olmalıdır.

5.3. Əgər sənədlərə (sərəncam mahiyyətli sənədlər istisna olmaqla) mətndə adı çəkilən qoşmalar vardırsa, qoşmanın mövcudluğu haqqında qeyd mətndə sənəddəki imzadan əvvəl aşağıdakı formada tərtib edilir:

Qoşma: 20 vərəq, 3 nüsxə.

5.4. Əgər sənədə mətndə adı çəkilməyən qoşmalar əlavə edilmişsə, onların adları qoşma haqqında qeyddə vərəqlərin və nüsxələrin miqdarı göstərilməklə sadalanır (məsələn: Qoşma: 1. ___________ illərə aid daimi saxlanan işlərin siyahısı - 5 vərəq, 4 nüsxə.

2. __________ illərə aid vaxtı keçmiş sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması haqqında akt - 2 vərəq, 3 nüsxə).

5.5. Əgər əsas sənədə qoşması olan sənəd əlavə edilirsə, əlavənin mövcudluğu haqqında qeyd aşağıdakı formada tərtib edilir:

Qoşma: (sənəd növünün, notariat ofisinin və ya sənəd tərtib edənin adı, sənədin tarixi və nömrəsi) və ona əlavə: cəmi 5 vərəq.

Əgər qoşmalar kitab şəklində bağlanmışdırsa, vərəqlərin miqdarı göstərilmir.

 

6. Sənədlərin surətlərinin çıxarılması, çoxaldılması

 

6.1. Arxivdə saxlanılan sənədlərin surətlərinin çıxarılması üçün notariat ofisinə rəhbərlik edən notariusun və ya Dövlət notariat arxivinin müdirinin göstərişi və ya icazəsi tələb olunur.[11]

6.2. Sənədin surətləri kompüter (makina) üsulu ilə notariat ofisinin blankında deyil, adi vərəqdə hazırlanarsa, blankın rekvizitləri daxil edilməklə, sənədin mətni tam köçürülür. Surətin birinci vərəqinin yuxarı sağ küncündə «Surət» qeydi yazılır.

6.3. Kompüter üsulu ilə və ya surətçoxaldıcı texniki vasitələrin köməyi ilə əldə edilmiş surətlər notarius tərəfindən notariat qaydasında təsdiq edilir.[12]

6.4. Qanunvericiliklə müəyyən edilmiş hallarda ölkə ərazisində real vaxt rejimində aparılmış notariat hərəkətlərinə dair videoyazı “Elektron notariat” informasiya sistemində saxlanılır.[13]

 

7. Əmrlərin tərtib edilməsi və dəyişdirilməsi

 

7.1. Əmr şərh və sərəncam hissələrindən ibarət olur (21 nömrəli əlavə). Şərh hissəsində əmr verilməsi üçün əsas götürülən faktlar ifadə edilir, sərəncam hissəsində isə görülməli tədbirlər sadalanır.

7.2. Əmrin sərəncam hissəsi mətn dayandırılmadan «əmr edirəm» sözləri ilə başlanır. Nəzərdə tutulan fikirlər ərəb rəqəmləri ilə nömrələnən bəndlər üzrə yerləşdirilir. Hər bənd struktur bölməsinin konkret icraçısının və ya vəzifəli şəxsin adının və soyadının göstərilməsi ilə başlanır.

7.3. Əmrin mətni əlaqədar struktur bölmələri ilə, lazımi hallarda isə tabelikdə olan əlaqədar təşkilatlarla razılaşdırılır. Əmrin layihəsinin son variantına ancaq əmri imzalayan və tarix qoyan təşkilat rəhbəri düzəlişlər edə bilər.

7.4. Əmrin mahiyyətinə xələl gətirməyən izah edən və ya tamamlayan dəyişikliyi təsdiq edən sənəd əmrə əlavə edilir.

 

8. Arayışların və məlumat vərəqələrinin hazırlanması və tərtib edilməsi

 

8.1. Arayışın və məlumat vərəqəsinin mətni iki hissədən ibarət olmalıdır. Birinci hissədə sənədin hazırlanması üçün əsas götürülən faktlar, ikinci hissədə nəticələr yazılır.

8.2. Arayışlar və məlumat vərəqələri təşkilatların blanklarında çap olunur, notarius və ya Dövlət notariat arxivinin müdri tərəfindən imzalanır.

8.3. Vətəndaşların xahişi ilə verilən arayışlar ümumi blanklarda və ya trafaret mətnli blanklarda tərtib olunur, təşkilatın rəhbəri tərəfindən imzalanaraq təsdiq edilir və müvafiq kitabda qeydə alınır.

 

9. Məktubun hazırlanması və tərtib edilməsi

 

9.1. Məktublar xahişin (sorğunun), xahişə cavabın, habelə informasiya xarakterli məlumatların ifadə olunması məqsədilə və bir məsələyə dair tərtib edilir.

9.2. Müşayiət məktubları icra üçün göndərilən sənədin icrasının xarakterinə və ya göndərilməsinin məqsədinə dair izahlar tələb olunduqda tərtib edilir.

9.3. Məktubun mətni biri digəri ilə məntiqi surətdə bağlı iki hissədən ibarət olmalıdır. Birinci hissədə məktubun hazırlanması üçün əsas götürülmüş faktların, hadisələrin və ya sənədlərin (qeydiyyat nömrəsi və tarixi göstərilməklə) təsviri, ikinci hissədə nəticələr, təkliflər və ya xahişlər yazılır.

9.4. Sorğuya cavab verilərkən, cavab məktubunda sorğu sənədinin nömrəsinə və tarixinə istinad edilməlidir.

 

10. Sənədlərin dövriyyəsinin, qeydə alınmasının və icrasına nəzarətin təşkili

 

10.1. Sənədlərin notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində hərəkəti onlar daxil olduğu və ya yaradıldığı andan icra edildiyi və ya göndərildiyi anadək sənədlərin dövriyyəsini təşkil edir.

10.2. Notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində sənədlər dövriyyəsinin təşkili aşağıdakı tələblərə cavab verməlidir:

10.2.1. sənədlərin hərəkəti operativ aparılmalı, nizamlanmalı və optimal şəkildə həyata keçirilməlidir;

10.2.2. işin zərurətindən irəli gəlməyən əməliyyatlar sənədlərin hərəkətindən kənarlaşdırılmalıdır;

10.2.3. sənədlərin işlənməsi prosesində maksimum eynilik təmin olunmalıdır.

10.3. Daxil olan korrespondensiyanın qəbulu və ilkin qaydada işlənməsi notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində kargüzarlıq üçün məsul olan əməkdaşları tərəfindən həyata keçirilir. Bir neçə əməkdaşı olan notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində kargüzarlıq və arxiv işinin aparılması notariat ofisinin fəaliyyətinə rəhbərlik edən notariusun və ya Dövlət notariat arxivinin müdirinin yazılı tapşırığı ilə əməkdaşlardan birinə həvalə edilir.

10.4. Daxil olan korrespondensiyanın ilkin qaydada işlənməsi korrespondensiya gətirilməsinin düzgünlüyünün və zərflərin içindəki sənədlərin salamatlığının yoxlanmasından, onun təyinat üzrə verilmək üçün hazırlanmasından ibarətdir.

10.5. Gətirilən korrespondensiyanın düzgünlüyünü yoxlamaqda məqsəd təyinat üzrə gətirilməyən korrespondensiyanı aşkar etməkdən ibarətdir. Səhvən gətirilən korrespondensiya geri qaytarılır.

10.4. Şəxsi korrespondensiya istisna edilməklə, bütün zərflər açılır. Bu zaman zərflərin bütövlüyü və içində olan sənədlərin mövcudluğu yoxlanılır. Sənədi göndərənin ünvanını və ya sənədin göndərilmə, alınma tarixini ancaq zərfə görə müəyyən etməyin mümkün olduğu hallardan başqa, zərflər məhv edilir.

10.5. Bütün daxil olan sənədlərdə birinci səhifənin üz tərəfinin aşağı sağ küncündə qeyd ştampı vurulur (5 nömrəli əlavə).

10.6. Daxil olmuş sənədlər qeydə alındıqdan və qeydiyyat ştampında nömrə qoyulduqdan sonra baxılmaq üçün notariat ofisinin fəaliyyətinə rəhbərlik edən notariusa və ya Dövlət notariat arxivinin müdirinə verilir.

10.7. Daxil olmuş sənədlər onların qeydə alındığı gün baxılmaq üçün verilməlidir. Teleqramlar və digər təcili sənədlər baxılmaq və icra edilmək üçün ilk növbədə verilir.

10.8. Daxil olmuş sənəddə başqa sənədlərə istinad vardırsa, həmin sənədlər seçilib ayrılır və daxil olmuş sənədlə, yaxud müvafiq arayışla birlikdə notariat ofisinin fəaliyyətinə rəhbərlik edən notariusa və ya Dövlət notariat arxivinin müdirinə verilir.

10.9. Baxılmanın nəticələri, sənədlərdə 6.38-90 dövlətlərarası standart ilə ayrılan yerdə (mətndən əvvəl yuxarı sol hissədə) müvafiq olaraq notariat ofisinin fəaliyyətinə rəhbərlik edən notarius və ya Dövlət notariat arxivinin müdiri tərəfindən yazılan dərkənarda əks olunur. Dərkənarlarda sənədlərin icra xarakteri və icraçıları haqqında aydın və qəti göstəriş olmalıdır.

10.10. Daxil olmuş sənədlər notariat ofisi rəhbərlik edən notarius və ya Dövlət notariat arxivinin müdiri tərəfindən baxıldıqdan sonra dərkənar mətninin qeydiyyat vərəqəsinə köçürülməsi üçün kargüzarlıq xidmətinə qaytarılaraq təyinatı üzrə göndərilir.

10.11. Dərkənarda birinci göstərilən şəxs sənədin əsas icraçısıdır. Əsas icraçı sənədin icrası ilə əlaqədar rəhbərliyə məlumat üçün hazırlanmış arayışı digər icraçı (icraçılar) ilə razılaşdırmalıdır. Digər icraçı (icraçılar) arayışla razı olmadıqda, ayrıca arayış tərtib edir və rəhbərliyi məlumatlandırmaq üçün kargüzarlıq xidmətinə təqdim edir.

10.12. Sənədin müştərək icraçıları əsas icraçıya lazım olan materiallar (məlumatlar) təqdim etməli və digər zəruri kömək göstərməlidirlər. İcraçılar sənədlərin vaxtında və keyfiyyətli hazırlanması üçün eyni dərəcədə məsuliyyət daşıyırlar. İcra olunmuş sənədlər işə tikilmək üçün bu məqsədlə ayrılmış işçilərə verilir.

10.13. İmzalanmış sənədlər qeydə alınmaq və göndərilmək üçün kargüzarlıq xidmətinə verilir.

10.14. Göndərilən korrespondensiyanın işlənməsinə onun növlərə ayrılması, zərflərin hazırlanması, göndəriş dəyərinin müəyyənləşdirilib yazılması, sifarişli poçt göndərişlərinin siyahısının tərtib edilməsi və elə həmin gün rabitə xidmətinə verilməsi daxildir. Sənədlər tamamilə tərtib olunmuş şəkildə poçt göndərişi kateqoriyası haqqında qeydlə (adi göndərişlərdən başqa) göndərilmək üçün verilir. Zərurət olmadan sənədlər sifarişli məktubla göndərilmir.

10.15. Kargüzarlıq xidməti tərəfindən sənədlərin ünvanının düzgünlüyü, əsas sənəddə göstərilən qoşmaların mövcudluğu yoxlanılır və müvafiq çatışmazlıqlar aşkar edildikdə, sənədlər icraçılara qaytarılır.

10.16. Daimi ünvan sahiblərinə göndərilən sənədlər üçün üzərində mətbəə üsulu və ya operativ çoxaltma vasitələri ilə çap edilmiş ünvanlar olan zərflərdən istifadə olunur.

10.17. Eyni zamanda bir ünvana göndərilən bir neçə sənəd bir zərfin içinə qoyula bilər. Göndərilmək üçün verilən sənədlər elə həmin gün işlənib göndərilməlidir.

10.18. Daxili sənədlər notariat ofisində hazırlanır, tərtib və icra edilir. Daxili sənədlərin hərəkəti onların hazırlanması və tərtibi mərhələlərində göndərilən sənədlərin, icra mərhələsində isə daxil olan sənədlərin dövr etməsinin ümumi qaydasına uyğun surətdə təşkil olunur.

10.19. Vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətləri bütün qalan korrespondensiya kimi daxil olan sənədlərin qeydə alınması kitabında qeydə alınır və icra olunduqdan sonra işlərin nomenklaturunda nəzərdə tutulmuş işə tikilir.

10.20. Ünvan sahibinə bilavasitə təqdim edilən sənədlər ona qeydə alınması kitabına imza edildikdən sonra verilir (4 nömrəli əlavə).

10.21. Mirasın qəbulu, vərəsəlik şəhadətnaməsinin verilməsi, mirasdan imtina edilməsi, xərclərin miras əmlak hesabına ödənilməsi, miras əmlakın qorunması üçün tədbirlərin görülməsi notariat sənədlərindən dublikatın alınması, məbləğin depozit hesabı vasitəsilə ödənilməsi haqqında ərizələr və “Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 42-1-ci maddəsində nəzərdə tutulmuş tədbirlərlə bağlı sənədləşdirilmiş məlumatlar daxil olan sənədlərin qeydə alınması kitabında qeydə alınır və icra üçün notariat ofisi rəhbərlik edən notariusa verilir. Bundan sonra həmin sənədlərlə iş «Azərbaycan Respublikasında notariat hərəkətlərinin aparılması qaydaları haqqında Təlimat»da müəyyən edilmiş qaydada aparılır.

10.22. Sənədin qeydə alınması onun üzərinə qeydiyyat nömrəsinin qoyulması və qeydiyyat vərəqəsində həmin sənəd haqqında məlumatların göstərilməsidir.

10.23. Sənədlərin qeydə alınmasını notariat ofisinin kargüzarlıq üçün məsul olan əməkdaşları həyata keçirirlər.

10.24. Hər bir sənəd notariat ofisində ancaq bir dəfə qeydə alınır. Daxil olan sənədlər onların notariat ofisi daxil olduğu gün, göndərilən və daxili sənədlər isə imzalandığı və ya təsdiq edildiyi gün qeydə alınır.

10.25. Sənədin icrası haqqında yazılan qeyd məsələnin mahiyyətcə həll olunmasını, cavab sənədinin tarixini və nömrəsini əks etdirməlidir. Yazılı cavab hazırlanması tələb olunmursa, təşəbbüs sənədində qoyulan məsələnin nə vaxt, kim tərəfindən və necə həll olunması haqqında konkret qeyd yazılır.

10.26. Sənədlər icra olunduqca və cavablar alındıqca, vərəqələr birinci və ikinci hissələrdən üçüncü hissənin müvafiq bölməsinə və rubrikasına keçirilir, bu barədə vərəqələrdə lazımi qeydlər yazılır.

10.27. Sənədlərdə olan təkliflərin, tapşırıqların və məsələlərin icrasına daim nəzarət edilməlidir. Belə nəzarətin məqsədi sənədlərin vaxtında və keyfiyyətli icrasına nail olmaqdır.

10.28. Sənədlərin və ya onlarda olan tapşırıqların icrasına nəzarəti notariat ofisinin fəaliyyətinə rəhbərlik edən notarius və ya Dövlət notariat arxivinin müdiri həyata keçirir. Sənədlərin icrasına bilavasitə nəzarəti dövlət notariat ofisinin məsləhətçisi və ya xüsusi notariusun köməkçisi həyata keçirir.[14]

10.29. Sənəddə cavab alınması üçün müddət göstərilmişdirsə, həmin müddətə riayət edilməlidir.

10.30. Sənədin icra müddəti onun notariat ofisi və ya Dövlət notariat arxivinə daxil olduğu vaxtdan hesablanır.

10.31. Sənədlərin icrasının gedişi və nəticələri “Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununa uyğun yoxlanılır.

10.32. Növbəti ilə adlayan işlər istisna olmaqla, bir ilin bütün sənədləri qovluqlarda formalaşdırılır. Bir qovluqdakı vərəqlərin sayı 200-250-dən çox olmamalıdır. Sənədlər qovluğa bir nüsxədə tikilir.

10.33. İllik planlar və hesabatlar, tərtib edildiyi vaxtdan asılı olmayaraq, öz məzmununa görə aid olduğu ilin işinə qoyulmalıdır.

 

11. İşlərin nomenklaturunun tərtib edilməsi, notariat işinin formalaşdırılması və arxivə təhvil verilməsi

 

11.1. Notariat işinin düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi və uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və gələcəkdə Dövlət notariat arxivinə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədilə hər il notariat ofisinin işlərinin nomenklatur siyahısı tərtib edilir və müvafiq surətdə rəsmiləşdirilir.

11.2. Notariat ofisində aparılan bütün işlər, habelə reyestrlər, kitablar, o cümlədən “Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 42-1-ci maddəsində nəzərdə tutulmuş tədbirlərlə bağlı sənədlər nomenklatura daxil edilməlidir.

11.3. İcra edilmiş sənədlər təsdiq edilmiş iş nomenklaturuna uyğun olaraq notariat işində formalaşdırılır.

11.4. Notariat işləri saxlanılmaq üçün notariat ofisinin arxivinə təhvil verilməzdən əvvəl dövlət notariat ofisinin məsləhətçisi və ya xüsusi notariusun köməkçisi tərəfindən aşağıdakı tələblərə riayət edilməlidir:[15]

11.4.1. notariat işində sənədlərin hamısının olub-olmadığını yoxlamaq;

11.4.2. notariat işinə tikilməli sənədlərin bu Təlimata uyğun surətdə qeydə alınıb-alınmadığını yoxlamaq və qeydə alınmamış sənədlər aşkar edildikdə, onları qeydə aldırmaq;

11.4.3. notariat işində sənədlərin yerləşməsinin düzgünlüyünü yoxlamaq;

11.4.4. notariat işlərində vərəqlərinin sağ küncdən başlayaraq yuxarıdan aşağı adi karandaşla nömrələnməsi.

11.5. Əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər, o cümlədən müqavilə məbləğinin depozit hesabı vasitəsilə ödənilməsi barədə ərizənin və pul məbləğinin depozit hesabına qoyulması barədə məktubun ikinci nüsxəsi, alıcı tərəfindən vəsaitin ödənilməsi barədə bank qəbzinin əsli, bank çıxarışının surəti, yaşayış və qeyri-yaşayış sahəsinin təqdim edilməsi üzrə sadələşdirilmiş verginin tutulması ilə bağlı sənədin əsli, dövlət rüsumunun, notariat hərəkətləri ilə əlaqədar göstərilən xidmətə görə haqqın və xüsusi notariuslar tərəfindən notariat hərəkətlərinin aparılmasına görə tutulan haqların, habelə əqdlərin, etibarnamələrin və sənədlərdəki imzaların həqiqiliyinin ölkə ərazisində real vaxt rejimində videoyazı vasitəsilə rəsmiləşdirilməsinə görə həmin hərəkətlərin aparılması üçün müəyyən edilmiş dövlət rüsumu məbləğində haqqın ödənilməsinə dair sənədlər, daşınmaz əmlaka sərəncam verilməsi barədə müqavilənin bir nüsxəsinin sifarişli poçt göndərişi vasitəsilə göndərilməsi barədə qəbzin əsli, “Daşınmaz əmlakın dövlət reyestri haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 5.1-1-ci maddəsinə uyğun olaraq Daşınmaz Əmlakın Dövlət Reyestr Xidmətinə göndərilən məktubun surəti müvafiq notariat hərəkətinə aid işlərə tikilir.[16]

11.6. Başqa sənədlərdən fərqli olaraq, mirasın qəbul edilməsi, vərəsəlik şəhadətnaməsinin verilməsi və ya mirasdan imtina edilməsi, xərclərin miras əmlak hesabına ödənilməsi, miras əmlakın qorunması üçün tədbirlər görülməsi (əgər bu tədbirlər görülmüşsə) haqqında ərizələr, habelə kreditorların tələbləri dərhal ayrıca vərəsəlik işlərinə ayrılır, bunların hər birinə işlərin nomenklaturuna uyğun gələn indeks verilir, sonra o, vərəsəlik işlərinin uçotu kitabında (10 nömrəli əlavə) qeydə alınır və ona həmin kitab üzrə sıra nömrəsinə uyğun gələn nömrə verilir. Göstərilən ərizə üzrə vərəsəliyin rəsmiləşdirilməsi ilə əlaqədar bütün sənədlər vərəsəlik işinə tikilir. Əgər vərəsəlik işinin icraatı cari ildə qurtarmamışsa, iş eyni nömrə altında sonrakı ilə keçir və yenidən qeydə alınmır.

11.7. Aid olmayan sənədlərin, habelə sənədlərin qaralamasının və layihələrinin işlərə əlavə edilməsinə yol verilmir.

11.8. Notariat hərəkəti aparıldıqdan dərhal sonra notariat işi tərtib edilir. İşlərin tərtib edilməsi, iş üzrə vərəqlərin nömrələnməsini, işə üzlüyün çəkilməsini (7 nömrəli əlavə), işin tikilməsini, mündəricatın (8 nömrəli əlavə) və təsdiq qeydinin (6 nömrəli əlavə) yazılmasını nəzərdə tutur.

11.9. İş bir neçə cilddən ibarət olduqda, hər bir cild ayrı iş kimi tərtib edilir və işin üzlüyündə cildin nömrəsi barədə qeyd aparılır.

11.10. İşlərin vərəqlərinin nömrələnməsi:

11.10.1. mündəricatdan başqa işin bütün vərəqləri nömrələnir;

11.10.2. nömrələr vərəqlərin sağ yuxarı küncündə, mətnə toxunmadan yazılır;

11.10.3. iş bir neçə cilddən ibarət olduqda hər bir cildin vərəqləri birinci nömrədən başlayaraq ardıcıllıqla ayrıca nömrələnir;

11.10.4. A3 formatlı (297x420 mm) vərəqdə tərtib edilmiş və qatlanan yerdən tikilmiş sənəd iki müstəqil vərəq kimi nömrələnir;

11.10.5. əgər vərəqlərdə əvvəllər yeni nömrələrə uyğun gəlməyən nömrələr yazılmışdırsa, əvvəlki nömrələrin üstündən xətt çəkilir və yeni nömrə onun yanında yazılır. Belə hallarda işin mündəricatı yenidən tərtib edilir;

11.10.6. sənədlər əlavə edildikdə (çıxarıldıqda) iş sökülür və əlavə (çıxarılma) həyata keçirildikdən sonra təkrar tikilir.

11.11. İşlərin mündəricatının tərtib edilməsi:

11.11.1. işlərin mündəricatı tərtib edilərkən, işə aid olan bütün sənədlər orada əks etdirilir;

11.11.2. işlərin mündəricatında aşağıdakı məlumatlar göstərilir:

11.11.2.1. notariat ofisinin yerləşdiyi şəhərin və ya rayonun adı, nömrəsi;

11.11.2.2. işin notariat ofisində rəsmiləşdirildiyi tarix;

11.11.2.3. işin reyestr nömrəsi notariat ofisində işə aid olduğu reyestr üzrə verilən nömrə;

11.11.2.4. notariat hərəkətinin aparmasını tapşırmış və barələrində notariat hərəkəti aparılan şəxslərin adı və soyadı.

11.11.2.5. İşə daxil olan sənədlərin təsviri cədvəlinə aşağıdakı məlumatlar daxil edilir:

11.11.2.5.1. işə daxil olan sənədin sıra nömrəsi hər bir sənəd təsvir cədvəlinə müstəqil sıra nömrəsi ilə daxil edilir;

11.11.2.5.2. vərəqlərin nömrəsi;

11.11.2.5.3. sənədin adı;

11.11.2.5.4. sənədin verilmə tarixi;

11.11.2.5.5. qeyd - işdən hər hansı sənədin çıxarılması və ya sənəddə düzəlişlərin aparılması barədə.

11.11.3. yekun qeyd - burada mündəricata daxil edilən sənədlərin və vərəqlərin sayı rəqəmlə və sözlə göstərilir.

11.12. Hər bir işin mündəricatı həmin notariat hərəkətini aparan notarius tərəfindən imzalanır və möhürlə təsdiq edilir.

11.13. İşin tərkibi dəyişdirildikdə (əlavə sənədlər daxil edildikdə, çıxarıldıqda, əsilləri surətlə əvəz edildikdə və s.), işin mündəricatının üzərində notarius və ya Dövlət notariat arxivinin müdiri tarixi göstərməklə onun dəyişdirilməsi barədə qeyd aparır, yeni mündəricat tərtib edilir və ilkin mündəricatdan əvvəl tikilir. İlkin mündəricat işdə saxlanılır.

11.14. İşin təsdiq qeydinin tərtib edilməsi:

11.14.1 təsdiq qeydində notariat ofisinin yerləşdiyi şəhərin və ya rayonun adı, nömrəsi, işin tarixi və reyestr nömrəsi, iş üzrə sənədlərin və onların vərəqlərinin sayı (rəqəmlə və sözlə) göstərilir. Təsdiq qeydi işin üzlüyünün arxa vərəqinin içəri tərəfinə yapışdırılır. İş sökülüb yenidən tikildikdə, yeni təsdiq qeydinin əvvəlki təsdiq qeydinin üstünə yapışdırılmasına yol verilmir;

11.14.2. hər bir işin təsdiq qeydi notariat hərəkətini aparan notarius tərəfindən imzalanaraq möhürlə təsdiq olunur;

11.14.3. işin tərkibi dəyişdirildikdə (əlavə sənədlər daxil edildikdə, çıxarıldıqda, əsilləri surətlə əvəz edildikdə və s.), təsdiq qeydinin üzərində notarius və ya Dövlət notariat arxivinin müdiri tərəfindən onun etibarsız olması barədə qeyd aparılır və üzərindən xətt çəkilir. Köhnə təsdiq qeydi işdə qalmaq şərtilə yeni təsdiq qeydi tərtib olunaraq işə yapışdırılır və müvafiq qaydada təsdiq olunur.

11.15. İşlərin tikilməsi:

11.15.1. sənədlər işə möhkəm qaytanla tikilir. İş tikilərkən, mətnə toxunmamaq şərtilə bir-birindən bərabər məsafədə azı 3 dəlik açılır. Sənədin yuxarı və aşağı kənarından dəliklərə qədər məsafə 5 sm-dən artıq olmamalıdır;

11.15.2. iş tikilərkən, vərəqlər işin üzlüyündən kənara çıxmamalıdır;

11.15.3. metal birləşdiricilər (sancaq, qısqac və s.) işdən çıxarılır.

11.16. İşlərin üzlüyünün titul səhifəsinin yazılması:

11.16.1. İşlərin üzlüyünün titul səhifəsində yazılar işığa davamlı mürəkkəblə və ya tuşla ixtisarsız, dəqiq və aydın yazılmalıdır;

11.16.2. İşlərin üzlüyündə aşağıdakılar göstərilməlidir:

11.16.2.1. notariat ofisinin nömrəsi və yerləşdiyi şəhərin və ya rayonun adı;

11.16.2.2. işin nömrəsi;

11.16.2.3. işə daxil olan cildlərin sayı;

11.16.2.4. cildin nömrəsi;

11.16.2.5. nomenklatur üzrə işin aid olduğu bəndin şərti nömrəsi;

11.16.2.6. işin məzmunu;

11.16.2.7. işin başlanma və qurtarma tarixi;

11.16.2.8. vərəqlərin sayı.

 

12. Dövlət və xüsusi notariat ofisinin işlərinin nomenklaturu və kargüzarlığın inzibati-təsərrüfat məsələlərinin aparılması qaydası[17]

 

12.1. İşlərin nomenklaturu üzrə:

12.1.1. 84-I-1. Torpaq sahələrinin özgəninkiləşdirilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

12.1.2. 84-I-2. Yaşayış və qeyri-yaşayış sahələrinin özgəninkiləşdirilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

12.1.3. 84-I-3. Torpaq sahələrinin ipoteka qoyulmasına dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

12.1.4. 84-I-4. Yaşayış və qeyri-yaşayış sahələrinin ipoteka qoyulmasına dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

12.1.5. 84-I-5. Torpaq sahələrinin və qeyri-yaşayış sahələrinin icarəyə verilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

12.1.6. 84-I-6. Yaşayış sahəsinin kirayə verilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

12.1.7. 84-I-7. Notariuslar, habelə Azərbaycan Respublikası Mülki Məcəlləsinin 1181-ci maddəsində göstərilən vəzifəli şəxslər tərəfindən təsdiq edilmiş vəsiyyətnamələr;

12.1.8. 84-I-8. Vərəsəlik işləri, eləcə də sağ qalmış ərə (arvada) ər-arvadın ümumi birgə əmlakındakı paya mülkiyyət hüququ haqqında şəhadətnamələr, miras paya sərəncam verilməsi və mirasın bölüşdürülməsinə dair müqavilələr, habelə əmanətin olması barədə bank orqanları ilə yazışmalar və notariat hərəkətinin aparılması üçün zəruri olan digər sənədlər;

12.1.9. 84-I-9. Ər-arvadın ərizəsi əsasında ümumi birgə əmlakındakı paya dair mülkiyyət hüququ haqqında şəhadətnamələr;

12.1.10. 84-I-10. Təsis müqavilələri;

12.1.11. 84-I-11. Sair müqavilələr (servitut, uzufrukt, lizinq, istifadə və icarə hüququnun alqı-satqısı və s.);

12.1.12. 84-I-12. Etibarnamələr;

12.1.13. 84-I-13. Yaşayış evinin açıq hərracdan alınması barədə şəhadətnamələr;

12.1.14. 84-I-14. Şəxslərin sağ olması və ya müəyyən yerdə olması faktlarının, şəxslə fotoşəkildəki şəxsin eyniliyinin təsdiq edilməsi, sənədlərin saxlanılmaq üçün qəbul olunması haqqında şəhadətnamələr;

12.1.15. 84-I-15. Sənədlərin təqdim olunduğu vaxtın təsdiq edilməsinə dair sənədlər;

12.1.16. 84-I-16. Ayrı-ayrı şəxslərin, idarələrin, müəssisələrin və təşkilatların ərizələrinin və ya sənədlərinin verilməsinə dair, habelə kağız və ya elektron daşıyıcıda olan ərizə və ya digər sənədlərin hazırlanmış elektron və ya kağız nüsxələrinin eyniləşdirilməsi haqqında şəhadətnamələr;

12.1.17. 84-I-17. Depozit əməliyyatlarının aparılmasına dair sənədlər, habelə bank çıxarışlarının əsli və çek kitabçalarının kötükləri;

12.1.18. 84-I-18. İcra qeydləri və onlara aid olan sənədlər;

12.1.19. 84-I-19. Veksellərə protest verilməsi, çeklərin ödənilməyə təqdim olunmaq üçün qəbul edilməsi və çeklərin ödənilmədiyinin təsdiq olunmasına dair sənədlər;

12.1.20. 84-I-20. Dəniz protestləri haqqında aktlar;

12.1.21. 84-I-21. Sübutların təmin edilməsi ilə əlaqədar tərtib olunmuş sənədlər;

12.1.22. 84-I-22. Notariat hərəkətləri aparmaqdan imtina edilməsi haqqında qərarlar;

12.1.23. 84-I-23. Sənədlərin ekspertizaya göndərilməsi haqqında qərarlar;

12.1.24. 84-I-24. Notariat hərəkətlərinin qeydi üçün “2V” və “4Ə” reyestrləri;

12.1.25. 84-I-25. Notariat hərəkətlərinin qeydi üçün “1S”, “3M”, “5D”, “6L”, “7E” və “8İ” reyestrləri;

12.1.26. 84-I-26. Vərəsəlik işlərinin uçotu kitabı (10 nömrəli əlavə);

12.1.27. 84-I-27. Vərəsəlik işlərin əlifba kitabı (11 nömrəli əlavə);

12.1.28. 84-I-28. Vəsiyyətnamələrin əlifba kitabı (12 nömrəli əlavə);

12.1.29. 84-I-29. Mirasın qorunması üçün tədbirlər görülməsi haqqında icraatına xitam verilmiş ərizələr. Mirasın qorunması üçün tədbirlər görülməsinə dair məlumatların uçotu kitabı (14 nömrəli əlavə);

12.1.30. 84-I-30. Mirasın qorunması üçün tədbirlər görülərkən, qeydə alınan qiymətli əşyaların uçotu kitabı (15 nömrəli əlavə).

12.1.31. 84-I-31. Notariat hərəkətlərinin dayandırılması barədə müraciətlərin elektron uçotunun aparılması (13 nömrəli əlavə);

12.1.32. 84-I-32. Notariat ofislərində və Dövlət notariat arxivində saxlanılan sənədlərin dublikatlarının, surətlərinin və notariat reyestrindən çıxarışların verilməsi haqqında ərizələr;

12.1.33. 84-I-33. Notariat hərəkətlərinin aparılması ilə bağlı idarə, müəssisə və təşkilatlar, habelə vətəndaşlarla yazışmalar;

12.3. Kargüzarlıq və inzibati-təsərrüfat məsələləri üzrə:

12.3.1. 84-II-1. Notariat fəaliyyəti ilə bağlı Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin əmr və göstərişləri, o cümlədən tövsiyələri;

12.3.2. 84-II-2. İş planları və görülmüş işlərə dair sənədlər (statistik hesabat, məlumat və sair);

12.3.3. 84-II-3. Arxivə təhvil verilmiş sənədlərin təsvirləri və təhvil-qəbul aktları (inventarlaşdırma sənədləri istisna olmaqla);

12.3.4. 84-II-4. Notariat fəaliyyətinin yoxlanılmasına dair sənədlər (aktlar, arayışlar);

12.3.5. 84-II-5. Notariusla köməkçi və digər işçilər arasında bağlanmış əmək müqavilələri, əmrlər, habelə işçilərin məzuniyyəti ilə bağlı əmrlər;

12.3.6. 84-II-6. Notariuslar arasında bağlanmış müqavilə və notariusun ezamiyyətə, məzuniyyətə getməsi ilə bağlı razılaşdırma;

12.3.7. 84-II-7. İdarə, müəssisə və təşkilatlarla yazışmalar;

12.3.8. 84-II-8. Notariat işinin təşkilinə dair ərizə və təkliflər, onlara verilən cavablar;

12.3.9. 84-II-9. Notariat təcrübəsinin ümumiləşdirilməsinə dair sənədlər;

12.3.10. 84-II-10. Qanunvericiliyin təbliği sahəsində maarifləndirmə işi ilə bağlı materiallar;

12.3.11. 84-II-11. Notariat ofisinin maliyyə və təsərrüfat fəaliyyətinə dair sənədləri;

12.3.12. 84-II-12. Tərtib edilərkən korlanmış notariat hərəkətlərinin aparılması üçün müəyyən edilən, dövlət gerbinin təsviri əks olunmuş blankların məhv edilməsi barədə aktlar;

12.3.13. 84-II-13. Daxil olan sənədlərin qeydə alınması kitabı (2 nömrəli əlavə);

12.3.14. 84-II-14. Göndərilən sənədlərin qeydə alınması kitabı (3 nömrəli əlavə);

12.3.15. 84-II-15. İş vaxtında ofisdən kənar notariat hərəkətlərinin aparılmasının uçot kitabı (13-1 nömrəli əlavə).

12.3.16. 84-II-16. Xüsusi notarius tərəfindən müraciət edən şəxslərin xahişi ilə onlarla notariat hərəkətlərinin iş vaxtından sonra, istirahət və ya bayram günlərində ofisdən kənar aparılmasının uçot kitabı (13-2 nömrəli əlavə).

12.3.17. 84-II-17. Notariat hərəkətlərinin aparılmasında rayon, şəhər, şəhər rayonu icra hakimiyyətinin nümayəndəliyinə metodiki yardım göstərilməsi haqqında və hüquqi biliklərin təbliği sahəsində görülən iş barəsində arayışlar;

 

13. Sənədlərin notariat ofisində saxlanılması

 

13.1. Bu Təlimata 16 nömrəli əlavəsində verilmiş siyahıda nəzərdə tutulmuş notariat hərəkətlərinə dair sənədlər və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər, habelə reyestrlər, bank çıxarışlarının əsli, çek kitabçalarının kötükləri Dövlət notariat arxivinə təhvil verilənə qədər notariat ofisində 10 il saxlanılır. Digər sənədlər isə qüvvədə olma müddətindən asılı olaraq mərhələli şəkildə məhv edilənədək saxlanılır.[18]

13.2. Reyestrlər, vərəsəlik işləri, cari kargüzarlıq və icraatı qurtarmış işlər arxivə və məhv edilməyə verilənə qədər tozdan, günəş işığının təsirindən qorunan bağlı yerdə saxlanılmalıdır.

13.3. Notariat işindən hər hansı bir sənədin götürülməsinə və ya notariat işinin və verilməsinə “Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 14-cü və 32-ci maddələri ilə nəzərdə tutulmuş hallar istisna olunmaqla, icazə verilmir.[19]

13.4. Notariat hərəkətləri ilə bağlı sənədlər məhkəmə, istintaq və təhqiqat orqanlarının icraatında olan konkret cinayət və ya mülki işlərlə əlaqədar bu orqanların qərarı əsasında dövlət və ya xüsusi notariusun və ya vakant dövlət notariusu vəzifəsinin icrasının həvalə olunduğu digər ədliyyə işçisinin və ya vakant xüsusi notarius vəzifəsini icra edən köməkçinin, habelə Dövlət notariat arxivinin müdirinin icazəsi ilə notariat işindən götürülür. Bu halda götürülmüş sənədin yerinə onun notariat qaydasında təsdiq edilmiş surəti qoyulur. Götürmə haqqında qərar, sənədin notariat işindən çıxarılması barədə protokolun nüsxəsi həmin notariat işində saxlanılır.

Konkret cinayət işi ilə bağlı notariat işinin götürülməsi də müvafiq protokolla rəsmiləşdirilir. Notariat işinin notariat qaydasında təsdiq edilmiş surəti saxlanılmaqla, əsli onu tələb edən orqana verilir. Notariat sənədlərinin götürülməsi haqqında qərar, götürmə haqqında protokol və məhkəmənin qərarı notariat işində saxlanılır.

Götürülmüş sənədlərin zərurət aradan qalxdıqdan sonra qaytarılması notarius (habelə bu vəzifəni icra edən səlahiyyətli şəxs) və ya Dövlət notariat arxivinin müdiri tərəfindən təmin edilməlidir.

Notariat sənədləri dövlətə məxsusdur. Xüsusi notarius işləmiş şəxs notariat hərəkətləri barədə sənədlərin təhvil verilməməsinə görə inzibati məsuliyyət daşıyır.[20]

 

14. Sənədlərin ekspertizasının keçirilməsi

 

14.1. Sənədlərin ekspertizası onların saxlama müddətinin və növbəti saxlanmasının və ya məhv olunmasının müəyyən edilməsindən ibarətdir.

14.2. Sənədlərin ekspertizası və arxiv materiallarının saxlanılmaq və məhv edilmək üçün seçilməsi daimi fəaliyyət göstərən ekspert komissiyası tərəfindən həyata keçirilir.

14.3. Ekspert komissiyasının tərkibi Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsinin rəhbərliyi tərəfindən təsdiq edilir.

14.4. Ekspert komissiyası sənədləri Dövlət notariat arxivində saxlanılmaq və məhv edilmək üçün seçib götürərkən, bu Təlimatı və Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin müvafiq göstərişlərini rəhbər tutur.

14.5. Notariat ofisində olan sənədlər qanunvericiliklə müəyyən edilmiş müvəqqəti saxlanma müddəti başa çatdıqdan sonra daimi saxlanmaq üçün Dövlət notariat arxivinə təhvil verilir. Arxivə təhvil verilməli olmayan sənədlər ekspert komissiyasının qərarı ilə təsdiq edilmiş akt üzrə məhv edilir. Sənədlərin məhv edilməsi onların yandırılması yolu ilə həyata keçirilir. Bu barədə akt tərtib edilir (9 nömrəli əlavə).

14.6. Həmin akt ekspert komissiyasının üzvləri və notariat ofisi rəhbərlik edən notarius tərəfindən imzalanır.

 

15. İşlərin və sənədlərin Dövlət notariat arxivinə təhvil verilməsi

 

15.1. Dövlət notariat arxivinə təhvil verilməsi nəzərdə tutulmuş işlər nomenklatur bəndləri üzrə qruplaşdırılır (16 nömrəli əlavə).

15.2. Qruplaşdırılmış işlərə hər təqvim ili üçün növbəti ilin yanvar ayının 31-dək ayrı-ayrı bəndlər üzrə “İşlərin təsvir vərəqləri” (17 nömrəli əlavə) tərtib edilir.

15.3. İşlərin təsvir vərəqlərinin ilk səhifəsindən başqa hər bir səhifəsi bu Təlimatın 11.10.2-ci yarımbəndində göstərilən qaydada nömrələnir.

15.4. Təhvil verilən işlərin təsvir vərəqlərində aşağıdakı məlumatlar göstərilir:

15.4.1. notariat ofisinin yerləşdiyi şəhərin və ya rayonun adı, nömrəsi;

15.4.2. nomenklatur üzrə bəndə aid edilən sənədlərin növü və şərti nömrəsi;

15.4.3. işlərin Dövlət notariat arxivində saxlanılma müddəti;

15.4.4. işlərin Dövlət notariat arxivində son saxlanılma tarixi;

15.4.5. təsvir vərəqlərinin təsviri cədvəlinə aşağıdakı məlumatlar daxil edilir:

15.4.5.1. sıra nömrəsi - (hər bir iş cədvələ müstəqil sıra nömrəsi ilə daxil edilir);

15.4.5.2. cildin nömrəsi - (iş bir neçə cilddən ibarət olduqda, cədvəldə hər bir cildə müstəqil nömrə verilir);

15.4.5.3. işin reyestr nömrəsi;

15.4.5.4. işin məzmunu - bu sütun işin üzlüyünə uyğun yazılır;

15.4.5.5. tarix - işin notarius tərəfindən rəsmiləşdirildiyi tarix yazılır (məsələn, 15.12.05.);

15.4.5.6. vərəqlərin sayı - bu hissə işin mündəricatına əsasən yazılır;

15.4.5.7. qeyd - bu sütuna işin və ya işdən hər hansı bir sənədin götürülməsi barədə və digər qeydlər yazılır;

15.4.5.8. müvafiq nomenklatur bəndi üzrə həmin ilə aid olan bütün işlər daxil edildikdən sonra təsvir cədvəlinin boş qalan yerlərinə cədvəl doldurulan qələmlə xətt çəkilir.

15.5. Təhvil verilən işlərin təsvir vərəqlərinin yekun səhifəsində təsvirin aid olduğu işlə nomenklaturu üzrə bəndin şərti nömrəsi, işlə ümumi sayı (rəqəmlə və sözlə), notariusun, işlərin təsvir vərəqlərini tərtib edən kargüzarın Dövlət notariat arxivinin işlərin təsvir vərəqlərini yoxlayan əməkdaşının adı və soyadı, eləcə də Dövlət notariat arxivinin işləri qəbul edən məsul işçisinin qeydləri (vardırsa) göstərilir.

15.6. İşlərin təsvir vərəqləri tam tərtib etdikdən sonra onun tərtibatına və yoxlanılmasına məsul olan şəxslər öz soyad, ad və ata adlarını yazmaqla imzalayırlar. Həmin şəxslər təsvir vərəqələrinin tərtib edilməsinə və qəbul olunması zamanı yoxlanılmasına görə məsuliyyət daşıyırlar.

15.7. Təhvil verilən işlərin təsvir vərəqləri tərtib edildikdən sonra sənəd qaytanlanır və arxa tərəfindən səhifələrin sayı göstərilməklə notarius tərəfindən imzalanır və möhürü ilə təsdiq edilir.

15.8. İşlərin təsvir vərəqləri iki nüsxədə tərtib olunur, bir nüsxəsi Dövlət notariat arxivində, digəri isə notariat ofisində saxlanılır.[21]

15.9. Sənədlərin Dövlət notariat arxivinə təhvil verilməsi tərtib olunmuş xüsusi plan üzrə həyata keçirilir. Həmin plan Dövlət notariat arxivinin müdiri tərəfindən tərtib olunur və Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyinin Qeydiyyat və notariat baş idarəsinin rəisi tərəfindən təsdiq edilir.

15.10. Dövlət notariat arxivinə sənədlər təhvil verilərkən, işlərin təsvir vərəqlərinə əsasən reyestrlərlə üzləşdirilərək notariat arxivinin əməkdaşları tərəfindən qəbul edilir. Sənədlər Dövlət notariat arxivinə işdəki vərəqlərin sayının təsvir vərəqlərinə uyğunluğu yoxlanılmaqla qəbul edilir.

15.11. Sənədlər Dövlət notariat arxivinə təhvil verilərkən, işlər nöqsansız tərtib olunmalı, sənədlərin təsvir vərəqləri səliqəli, düzgün, tam və dolğun doldurulmalı, düzəliş və qaralamalara yol verilməməlidir.

15.12. Sənədlər Dövlət notariat arxivinə təhvil verildikdən sonra, bu barədə təhvil-qəbul aktı tərtib edilir (18 nömrəli əlavə).

15.13. Sənədlər Dövlət notariat arxivinə təhvil verilərkən, sənədlərin və işlərin çatışmazlığı aktı aşkar edildikdə, bu barədə notariusa məlumat verilir və onun tərəfindən sənədlərin axtarışı üçün müvafiq tədbirlər görülür. Axtarış nəticə vermədikdə, sənədlərin və işlərin çatışmazlığı barədə akt (19 nömrəli əlavə) tərtib edilir təhvil-qəbul aktına əlavə olunur və bu barədə notariat fəaliyyətinə nəzarəti bilavasitə həyata keçirən quruma yazılı məlumat verilir.[22]

15.14. Təhvil verilən sənədlərin Dövlət notariat arxivinə çatdırılması notarius tərəfindən təmin olunur.

15.15. Sənədlərin Dövlət notariat arxivində təhvil-qəbulunda notarius və notariat ofisinin arxiv işlərinin aparılması həvalə olunmuş kargüzarlıq işlərini aparan şəxs iştirak edir.

15.16. Notarius və ya kargüzarlıq işlərini aparan şəxs işdən azad olunduqda və ya başqa işə keçirildikdə, arxiv sənədləri və kargüzarlığa dair digər sənədlər yeni təyin edilmiş şəxsə verilir və bu barədə təhvil-qəbul aktı tərtib olunur.[23]

 

16. Aktın hazırlanması və tərtib edilməsi

 

16.1. Aktın mətni giriş və şərh hissələrindən ibarət olmalıdır. Giriş hissəsində aktın tərtib edilməsinin əsası göstərilir. Şərh hissəsində akt tərtib edilməsinin məqsəd və vəzifələri, aparılmış işin mahiyyəti və xarakteri, müəyyən edilmiş faktlar, habelə nəticələr və təkliflər ifadə olunur.

16.2. Aktın başlığı həmin aktda göstərilən məsələni qısa şəkildə əks etdirməlidir.

16.3. Aktın tərtib olunduğu yer və tarix aktda yazılan hadisənin yerinə və tarixinə uyğun gəlməlidir.

16.4. Akt mətninin sonunda (imzalardan qabaq) aktın nüsxələri və saxlandığı yer haqqında məlumat yerləşdirilir.

16.5. Akt onun tərtib olunmasında iştirak edən bütün şəxslər tərəfindən imzalanır. Bu zaman imza etmiş şəxslərin vəzifələri göstərilir.

 

17. Möhür və ştampların, habelə blankların saxlanılması saxlanılması[24]

 

17.1. Qeyri-iş vaxtlarında dövlət və ya xüsusi notarius möhürü özünə məxsus seyfdə, Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən notariat hərəkətlərinin aparılması üçün müəyyən edilən, dövlət gerbinin təsviri əks olunmuş etibarnamə və müqavilə blanklarını, elektron imza sertifikatını və ştampları isə dəmir şkafda saxlayır.[25]

17.2. Korlanmış, qüvvədən düşmüş, yaxud istifadə olunmayan möhür və ştamplar, o cümlədən etibarnamə və müqavilə blankları Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin notariat fəaliyyətinə nəzarəti bilavasitə həyata keçirən qurumun nümayəndəsinin iştirakı ilə tərtib edilmiş Qeydiyyat və notariat baş idarəsinin rəisi tərəfindən təsdiq edilən akt üzrə məhv edilir (20 nömrəli əlavə).[26]

 

18. Elektron sənədlərlə bağlı kargüzarlığın aparılmasının xüsusiyyətləri

 

18.1. Notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində kargüzarlıq elektron formada aparıla bilər.

18.2. Sənəd elektron formada qəbul edildikdə, Notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində bu Təlimatın 18.5-ci bəndində göstərilən informasiya sistemini tətbiq etməlidir.

18.3. Notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində elektron sənədlərin hazırlanmasına dair ümumi tələblər aşağıdakılardan ibarətdir:

18.3.1. elektron sənəd “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda göstərilən tələblərə cavab verməlidir;

18.3.2. elektron sənəd «Unicode» standartını, «UTF-8» formatını dəstəkləməlidir;

18.3.3. elektron sənədin cədvəl, təqdimat, mətn, qrafik və arxivləşdirmə redaktorlarında oxunma və redaktə olunma imkanları olmalıdır;

18.3.4. elektron sənəd “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 22-ci maddəsi ilə müəyyən edilmiş quruluşda olmalıdır (yəni, ümumi və xüsusi hissələrdən ibarət quruluşa malik olmalı, məzmunu və ünvanlandığı şəxs barədə məlumatlar onun ümumi hissəsində qeyd edilməli, əlavə edilən elektron imza (imzalar) və vaxt göstəricisi (göstəriciləri) elektron sənədin xüsusi hissəsində qeyd edilməlidir);

18.3.5. elektron sənədin razılaşdırılması müvafiq vəzifəli şəxsin elektron və ya gücləndirilmiş elektron imzasının əlavə edilməsi yolu ilə həyata keçirilməlidir;

18.3.6. elektron sənədə qoşulan bütün əlavələr vahid elektron faylda birləşdirilməlidir və həmin sənədi təsdiq etmək səlahiyyəti olan şəxsin elektron və ya gücləndirilmiş elektron imzası ilə təsdiqlənməlidir;[27]

18.3.7. notariat ofislərində elektron sənəd dövriyyəsi sistemi tətbiq olunduqda kağız daşıyıcıda daxil olan sənədlər və onların əlavələri skan edilərək, eyni formatda olan vahid elektron fayla çevrilir.

18.4. Elektron sənədin əsli və surəti “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa uyğun olaraq hazırlanır və təsdiq edilir.[28]

18.5. Notariat ofisində və ya Dövlət notariat arxivində elektron sənədlərlə kargüzarlığın aparılması üçün aşağıdakı funksiyaların həyata keçirilməsini təmin edən informasiya sistemi tətbiq olunur:

18.5.1. elektron sənədin yaradılması;

18.5.2. rekvizitlərin və gücləndirilmiş elektron imzanın əlavə edilməsi;

18.5.3. elektron sənədin göndərilməsi;

18.5.4. elektron sənədin həqiqiliyinin yoxlanılması;

18.5.5. elektron sənədin alınmasının təsdiqi;

18.5.6. daxil olan və ya göndərilən elektron sənədin qeydiyyatı;

18.5.7. elektron sənədin yaradılması, qeydə alınması, göndərilməsi və saxlanılması zamanı kollektiv işin təmin edilməsi;

18.5.8. elektron sənədin icrasına nəzarət;

18.5.9. elektron sənədin axtarışı;

18.5.10. elektron sənədin saxlanılması.

18.6. Elektron sənəd aşağıdakı məlumatlar yoxlandıqdan sonra qəbul edilir və qeydə alınır:

18.6.1. elektron imza vasitələrindən istifadə etməklə, yoxlama məlumatları əsasında elektron sənədi təsdiq edən gücləndirilmiş elektron imzanın həqiqiliyi;

18.6.2. elektron sənədin bütün rekvizitləri;

18.6.3. gücləndirilmiş elektron imzadan istifadə etmiş imza sahiblərinin səlahiyyətləri.

18.7. Elektron sənəd çap edilərkən avtomatik olaraq birinci səhifənin üz tərəfində aşağıdakıları özündə əks etdirən qeydiyyat şifrəsi və ya ştrix-kod yerləşdirilməlidir:

18.7.1. notariusun, notariat ofisinin və ya Dövlət notariat arxivinin tam adı;

18.7.2. xüsusi notariusun işlədiyi bina, dövlət notariat ofisinin (Dövlət notariat arxivinin) yerləşdiyi yer;

18.7.3. elektron sənədin qeydiyyat nömrəsi və qeydiyyat tarixi.

18.8. Elektron sənəd göndərilməzdən əvvəl göndərən onun düzgün tərtib edildiyini (elektron imzanın, əsas və əlavə rekvizitlərin olmasını) və ünvanlanmasını yoxlayır.

18.9. Elektron sənədin qəbul edilməsi və qeydiyyatı onu göndərənə informasiya sistemi tərəfindən aşağıdakıları özündə əks etdirən elektron bildirişin göndərilməsi ilə təsdiq olunur:

18.9.1. bildirişi göndərən haqqında məlumatlar;

18.9.2. elektron sənədin qəbul edilməsi tarixi və vaxtı;

18.9.3. elektron sənədin qeydiyyatı tarixi və nömrəsi.

18.10. “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 27.3-cü maddəsi ilə müəyyən edilmiş hallarda (elektron sənədin göndərilməməsi barədə bildiriş almışdırsa, elektron sənədin həqiqiliyi təsdiqlənməmişdirsə, elektron sənədin həqiqiliyinin yoxlanması nəticəsində alana bəlli olmuşdur və ya bəlli olmalı idi ki, qəbul edilmiş elektron sənəd başqa sənədin avtomatik təkrarıdır) elektron sənədi alan onu göndərən tərəfindən göndərilməmiş hesab etməlidir.

18.11. Göndərən tərəf elektron sənədin qəbul edildiyi barədə elektron bildirişi alanadək, “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 27.4-cü maddəsinə əsasən elektron sənəd alınmamış hesab olunur. Elektron sənədin göndərilməsindən sonra göndərənin göstərdiyi və ya tərəflərin razılığı ilə müəyyən edilmiş müddət ərzində bildiriş alınmadıqda, göndərən bu barədə alanı məlumatlandırır və digər rabitə vasitələrindən istifadə etməklə elektron sənədin məzmununu ona çatdırır.

18.12. Elektron sənəd kimi qeydə alınmış sənəd kağız daşıyıcıda da daxil olduqda, onun üzərinə elektron sənədin qeydiyyat nömrəsini və tarixini əks etdirən ştamp vurulur.

18.13. Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi tətbiq olunan təşkilatlarda alınan və göndərilən elektron sənədlərin hərəkəti, həmçinin təşkilatdaxili yazışmalar sistem vasitəsilə qeydə alınır. Sistem iştirakçılarına sənədlərin təhvil verilməsi sistem vasitəsilə təsdiq olunur. Elektron sənəd dövriyyəsi zamanı yalnız dərkənarların və göndərilən sənədlərin elektron imza ilə təsdiq edilməsi tələb olunur.[29]

18.14. Elektron sənədlərin və onların arxivlərinin saxlanılması qaydası:

18.14.1. elektron sənədlər “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa uyğun olaraq elektron informasiya daşıyıcılarında onların bu daşıyıcılarda bütövlüyünü yoxlamağa imkan verəcək formada saxlanılmalıdır;

18.14.2. elektron sənədlərin elektron informasiya daşıyıcılarında saxlanılması müddəti müvafiq sənədlərin kağız daşıyıcıları üçün “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda müəyyən edilmiş müddətdən az olmamalıdır;

18.14.3. elektron sənədlərdə olan informasiyadan gələcəkdə istifadə, həmçinin elektron sənədlərin kağız daşıyıcıda surətlərinin çıxarılması mümkün olmalıdır;

18.14.4. elektron sənədin onun yaradıldığı, göndərildiyi və ya alındığı formatda bərpası mümkün olmalıdır;

18.14.5. elektron sənəddə onun mənbəyini və təyinatını, onu göndərəni, qəbul edəni, göndərilmə və qəbul edilmə vaxtını və tarixini müəyyənləşdirməyə imkan verən informasiya saxlanılmalıdır;

18.14.6. “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununda və ya iştirakçılar arasındakı müqavilədə başqa hal nəzərdə tutulmadıqda, elektron sənədlər onların yaradıldığı, göndərildiyi və ya qəbul edildiyi formatda saxlanılır;

18.14.7. elektron sənədlər daimi saxlanılmaq üçün dövlət arxivinə elektron informasiya daşıyıcısında saxlandığı formatda təhvil verilir;

18.14.8. elektron sənədlərin arxivləri icazəsiz daxilolma, məhv edilmə və (və ya) təhrif edilmə hallarından mühafizə olunmalıdır.

18.15. Elektron sənədin mühafizəsi “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa uyğun olaraq təmin edilir.

 

 

Təlimata 1 nömrəli əlavə

 

Notariat ofisi blankının nümunəsi

(eninə)

Azərbaycan Respublikası Dövlət Gerbinin təsviri (“Azərbaycan Respublikası Dövlət Gerbinin təsvirinin təsdiq edilməsi haqqında” Azərbaycan Respublikasının 2018-ci il 2 noyabr tarixli 1332-VKQ nömrəli Konstitusiya Qanunu iləəyyən edilmiş təsvirə uyğun olaraq)[30]

Azərbaycan Respublikasının

Ədliyyə Nazirliyi

 

 

______________şəhər, rayon_________ saylı

_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

Poçt indeksi _____________, Bakı şəhəri, Tel:_____________ Faks:___________

________________________küç., ________, Elektron poçtu__________________

______________________________________________________________________

«______»__________________il №_________

 

 

 


 

Təlimata 2 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)____________saylı

_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

Daxil olan sənədlərin qeydə alınması kitabı

 

Sənədin daxil olma tarixi və sıra nömrəsi

Sənədi göndərən

Sənədin tarixi və nömrəsi

Sənədin qısa məzmunu

Kim baxmışdır və dərkənar

İcraçı

Alınma barədə imza və tarix

Sənədin kargüzarlıq xidmətinə qaytarılması tarixi

Sənədin saxlandığı işin nömrəsi, vərəqələrinin sayı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Təlimata 3 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)____________saylı

_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

Göndərilən sənədlərin qeydə alınması kitabı

 

 

Sənədin tarixi və nömrəsi

Kim göndərir

Qısa məzmunu

Sənədin icrası haqqında qeyd

Sənədin verilməsi barədə imza və tarix

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Təlimata 4 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)____________saylı

_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

Bilavasitə təqdim edilən sənədlərin qeydə alınması kitabı

 

 

 

Sənədin məzmunu

Sənəd kimə göndərilir

Sənədin tarixi və nömrəsi

Sənədi qəbul edən şəxsin soyadı, adı, atasının adı

Sənədin qəbul edilməsi barədə imza və tarix

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Təlimata 5 nömrəli əlavə

 

Qeyd ştampı

 

 

 

 

Notariat ofisi

Tarix___________________

qeyd №-si________________

20 mm

45 mm

 

 

 


 

Təlimata 6 nömrəli əlavə

 

Təsdiq qeydi

 

_______________________________şəhər (rayon)__________saylı

55 mm

___________________ notariat ofisində _______________tarixdə

 (dövlət və ya xüsusi)

 

rəsmiləşdirilmiş

________________________reyestr nömrəli iş üzrə cəmi (rəqəmlə və

sözlə _________________/___________________vərəqdən ibarət olan

(rəqəmlə və sözlə)_____________/__________________sənəd tikilib.

Səlahiyyətli şəxs (vəzifəsi və S.A.A.):_________________________

imza_______________________________ M.Y.__________________

80 mm

 

 

 


 

Təlimata 7 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

(_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

İş № ___________

 

 

Cildlərin sayı:_________________

Cild №______________________

İşin nomenklatur üzrə aid

olduğu bəndin şərti №-si ___________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

(işin məzmunu)

 

Başlanıb: «____»__________ ______ildə

 

Qurtarıb: «_____»__________ ______ildə

 

vərəqlərin sayı_____________

 

 

 


 

Təlimata 8 nömrəli əlavə

 

Mündəricatın dəyişdirilməsi barədə qeyd

_________________________________________

Səlahiyyətli şəxs: (vəzifə və S.A.A.)

_________________________________________ _________________________________________ _____________M.Y.________________________

(imza)

___________________ şəhər (rayon)

__________ saylı ________________

                               (dövlət və ya xüsusi)

notariat ofisində ______________ tarixdə rəsmiləşdirilmiş ____________ reyestr nömrəli işin

 

Mündəricatı

Barələrində notariat hərəkəti aparılan şəxslərin soyadı, adı və atasının adı

Notariat hərəkətinin aparılmasını tapşırmış şəxslər

Barəsində notariat hərəkəti aparılan şəxslər

1.

 

1.

 

2.

 

2.

 

3.

 

3.

 

4.

 

4.

 

5.

 

5.

 

6.

 

6.

 

7.

 

7.

 

8.

 

8.

 

9.

 

9.

 

10.

 

10.

 

İşə daxil olan sənədlər:

Vərəqlərin №-si

Sənədin adı

Sənədin alınma tarixi

Qeyd

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Həmin iş üzrə cəmi (rəqəmlə və sözlə)_________/____________________

vərəqdən ibarət olan (rəqəmlə və sözlə)________/____________________

sənəd tikilib

Təsdiq edirəm: Notarius

S.A.A.__________________________________________________

Tarix _________________il

İmza________________

 

M.Y.

 

 

 

 

 


 

Təlimata 9 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

(_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

 

Təsdiq edirəm

 

 

_____________________________

(notariusun adı və soyadı)

 

 

İmza

 

 

Tarix

 

Tarix:________________________________

 

 

________________________________________________________________________

(tərtib edildiyi şəhər (rayon))

Sənədlərin və işlərin məhv edilmək üçün
ayrılması haqqında
Akt

Əsas: _______________ nömrəli _______________________ tarixli əmr

Tərtib edilmişdir: ekspert komissiyası tərəfindən

Komissiyanın sədri: _____________________________________________________________

(vəzifəsi, adı, soyadı)

Komissiyanın üzvləri: ____________________________________________________________

(vəzifəsi, adı, soyadı)

İştirak etmişlər: __________________________________________________________________

(vəzifəsi, adı, soyadı)

Komissiya siyahıda nəzərdə tutulan sənədləri və işləri elmi-tarixi dəyəri olmayan və əməli əhəmiyyətini itirmiş sənədlər və işlər kimi məhv olunmaq üçün seçmişdir:

Sıra №-si

Sənədlərin və işlərin illəri

Sənədlərin və işlərin məzmunu nomenklatur bəndi üzrə nömrəsi

Sənədlərin və işlərin (cildlərin) sayı

Siyahı üzrə maddələrin nömrəsi

 

 

 

 

 

 

 

Cəmi: ______________________________iş.

(rəqəmlə və sözlə)

Ekspert komissiyasının sədri_____________________ İmza _____________________

           (adı və soyadı)

Üzvlər: ______________________________________ İmzalar__________________

              (adların və soyadların)

 

(davamı)

Ekspert komissiyasının sədri ___________________________________________

(imza)

Tarix

 

 

 


 

Təlimata 10 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

(_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

Vərəsəlik işlərinin uçotu kitabı

 

 

İşin sıra nömrəsi

Ərizənin verildiyi tarix

Ərizə sahibinin adı, soyadı, atasının adı

Ölənin adı, soyadı və atasının adı

Öldüyü tarix

Vərəsəlik şəhadətnaməsinin verildiyi tarix

İşin arxivə verildiyi tarix, işin nömrəsi

Qeyd

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Təlimata 11 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

(_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

Vərəsəlik işlərinin əlifba kitabı

 

 

Ölənin soyadı, adı, atasının adı

Öldüyü tarix

Vərəsəlik işinin nömrəsi

 

 

 

 

___________A_____________

___________B_____________

___________C_____________

___________G_____________

 

 

 


 

Təlimata 12 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

(_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

Vəsiyyətnamələrin əlifba kitabı

 

Vəsiyyət edənin soyadı, adı, atasının adı

Vəsiyyətnamənin təsdiq olunma tarixi

Reyestr üzrə nömrə

Vəsiyyətnamənin ləğv edilməsi haqqında qeyd

 

 

 

 

 

___________A_____________

___________B_____________

___________C_____________

___________G_____________

 

 

 


 

 

Təlimata 13 nömrəli əlavə[31]

 

 

 

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

 

_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

Notariat hərəkətlərinin dayandırılması barədə müraciətlərin elektron uçotu

 

Sənədin daxil olma tarixi və nömrəsi

Notariat hərəkətinin aparılmasının dayandırılması tələb olunan əmlakın adı və ünvanı

Sənədin haradan və kim tərəfindən göndərilməsi

Mülkiyyətçinin soyadı, adı, atasının adı

Notariat hərəkətinin təxirə salınması müddəti

Məhkəmə baxışının predmeti olması barədə məlumat

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

Təlimata 13-1 nömrəli əlavə[32]

 

 

 

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

 

______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

İş vaxtında ofisdən kənar notariat hərəkətlərinin aparılmasının uçotu kitabı

 

Notariat hərəkətlərinin aparılması ilə əlaqədar yazılı və ya elektron bildirişin daxil olma tarixi və qeydiyyat nömrəsi

Bildirişin haradan və kim tərəfindən göndərilməsi

Barəsində notariat hərəkəti aparılan şəxsin yaşadığı və ya olduğu ünvana dair məlumatlar

Notariat hərəkətinin müraciət etmiş şəxslə videoyazı və ya səyyar qaydada, habelə xüsusi çantalardan istifadə etməklə, yaxud “Elektron ədliyyə köşkü” vasitəsilə aparılması

Notariat hərəkətinin aparılması üçün razılaşdırılmış vaxt (tarix və saat)

Notariat hərəkətinə dair sənədin adı

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

Təlimata 13-2 nömrəli əlavə

 

 

 

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

 

______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

Xüsusi notarius tərəfindən iş vaxtından sonra, istirahət və ya bayram günlərində ofisdən kənar notariat hərəkətlərinin aparılmasının uçotu kitabı

 

 

Notariat hərəkətlərinin aparılması ilə əlaqədar yazılı və ya elektron bildirişin daxil olma tarixi və qeydiyyat nömrəsi

Bildirişin haradan və kim tərəfindən göndərilməsi

Barəsində notariat hərəkəti aparılan şəxsin yaşadığı və ya olduğu ünvana dair məlumatlar

Notariat hərəkətinin müraciət etmiş şəxslə videoyazı və ya səyyar qaydada, habelə xüsusi çantalardan istifadə etməklə, yaxud “Elektron ədliyyə köşkü” vasitəsilə aparılması

Notariat hərəkətinin aparılması üçün razılaşdırılmış vaxt (tarix və saat)

Notariat hərəkətinə dair sənədin adı

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

Təlimata 14 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

(_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

Miras əmlakın mühafizəsi üçün tədbirlər görülməsinə dair məlumatların uçotu kitabı

 

Sıra №-si

Sifarişin daxil olduğu gün, ay və il

 Sifariş kimdən daxil olmuşdur

Ölənin soyadı, adı, atasının adı

Miras əmlakın olduğu yer

Miras əmlakın mühafizəsi üçün tədbirlərin görüldüyü gün, ay və il

Miras əmlakın qiyməti

Vərəsəlik şəhadətnaməsinin verildiyi gün, ay və il

Qeyd

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

Təlimata 15 nömrəli əlavə

 

_______________şəhər (rayon)__________saylı

(_______________notariat ofisi

(dövlət və ya xüsusi)

 

Miras əmlakın mühafizəsi üçün tədbirlər görülərkən qeydə alınan qiymətli əşyaların uçotu kitabı

 

Sıra №-si

Qiymətli əşyaların daxil olduğu gün, ay və il

Ölənin (qiymətli əşyaları alınmış) soyadı, adı, atasının adı

Qiymətli əşyaların ətraflı təsviri

Miqdarı

Qiyməti

Qiymətli əşyaların təhvil verildiyi gün, ay, il və qəbzin nömrəsi

Qiymətli əşyaların vərəsələrə verilməsi və ya satılmaq üçün maliyyə orqanlarına verilməsi haqqında qeyd

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

Təlimata 16 nömrəli əlavə[33]

 

 

Dövlət notariat arxivində saxlanılması üçün təhvil verilən və notariat ofisində saxlanılan işlərin nomenklatur-siyahısı

 

Sıra

İşlərin indeksi

Nomenklatur üzrə bəndə aid edilən sənədlərin növü

Sənədlərin saxlanma müddəti

 

 

 

DNA

Notariat ofisində

1.

 

12.1. İşlərin nomenklaturu üzrə:

 

 

2.

84-I-1.

12.1.1. Torpaq sahələrinin özgəninkiləşdirilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

75

10

3.

84-I-2.

12.1.2. Yaşayış və qeyri-yaşayış sahələrinin özgəninkiləşdirilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

75

10

4.

84-I-3.

12.1.3. Torpaq sahələrinin ipoteka qoyulmasına dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

-

Müddətin bitməsindən 6 il sonra

5.

84-I-4.

12.1.4. Yaşayış və qeyri-yaşayış sahələrinin ipoteka qoyulmasına dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

-

Müddətin bitməsindən 6 il sonra

6.

84-I-5.

12.1.5. Torpaq sahələrinin və qeyri-yaşayış sahələrinin icarəyə verilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

-

Müddətin bitməsindən 6 il sonra

7.

84-I-6.

12.1.6. Yaşayış sahəsinin kirayə verilməsinə dair müqavilələr və əsasında notariat hərəkəti aparılmış sənədlər (notariat işi);

-

Müddətin bitməsindən 6 il sonra

8.

84-I-7.

12.1.7. Notariuslar, habelə Azərbaycan Respublikası Mülki Məcəlləsinin 1181-ci maddəsində göstərilən vəzifəli şəxslər tərəfindən təsdiq edilmiş vəsiyyətnamələr;

75

10

9.

84-I-8.

12.1.8. Vərəsəlik işləri, eləcə də sağ qalmış ərə (arvada) ər-arvadın ümumi birgə əmlakındakı paya mülkiyyət hüququ haqqında şəhadətnamələr, miras paya sərəncam verilməsi və mirasın bölüşdürülməsinə dair müqavilələr, habelə əmanətin olması barədə bank orqanları ilə yazışmalar və notariat hərəkətinin aparılması üçün zəruri olan digər sənədlər;

75

10

10.

84-I-9.

12.1.9. Ər-arvadın ərizəsi əsasında ümumi birgə əmlakındakı paya dair mülkiyyət hüququ haqqında şəhadətnamələr;

75

10

11.

84-I-10.

12.1.10. Təsis müqavilələri;

-

3

12.

84-I-11.

12.1.11. Sair müqavilələr (servitut, uzufrukt, lizinq, istifadə və icarə hüququnun alqı-satqısı və s.);

-

Müddətin bitməsindən 3 il sonra

13.

84-I-12.

12.1.12. Etibarnamələr;

-

Müddətin bitməsindən 3 il sonra

14.

84-I-13.

12.1.13. Yaşayış evinin açıq hərracdan alınması barədə şəhadətnamələr;

-

10

15.

84-I-14.

12.1.14. Şəxslərin sağ olması və ya müəyyən yerdə olması faktlarının, şəxslə fotoşəkildəki şəxsin eyniliyinin təsdiq edilməsi, sənədlərin saxlanılmaq üçün qəbul olunması haqqında şəhadətnamələr;

-

3

16.

84-I-15.

12.1.15. Sənədlərin təqdim olunduğu vaxtın təsdiq edilməsinə dair sənədlər;

-

3

17.

84-I-16.

12.1.16. Ayrı-ayrı şəxslərin, idarələrin, müəssisələrin və təşkilatların ərizələrinin və ya sənədlərinin verilməsinə dair, habelə kağız və ya elektron daşıyıcıda olan ərizə və ya digər sənədlərin hazırlanmış elektron və ya kağız nüsxələrinin eyniləşdirilməsi haqqında şəhadətnamələr;

-

5

18.

84-I-17.

12.1.17. Depozit əməliyyatlarının aparılmasına dair sənədlər, habelə bank çıxarışlarının əsli və çek kitabçalarının kötükləri;

-

10

19.

84-I-18.

12.1.18. İcra qeydləri və onlara aid olan sənədlər;

-

10

20.

84-I-19.

12.1.19. Veksellərə protest verilməsi, çeklərin ödənilməyə təqdim olunmaq üçün qəbul edilməsi və çeklərin ödənilmədiyinin təsdiq olunmasına dair sənədlər;

-

3

21.

84-I-20.

12.1.20. Dəniz protestləri haqqında aktlar;

-

3

22.

84-I-21.

12.1.21. Sübutların təmin edilməsi ilə əlaqədar tərtib olunmuş sənədlər;

-

3

23.

84-I-22.

12.1.22. Notariat hərəkətləri aparmaqdan imtina edilməsi haqqında qərarlar;

-

3

24.

84-I-23.

12.1.23. Sənədlərin ekspertizaya göndərilməsi haqqında qərarlar;

-

3

25.

84-I-24.

12.1.24. Notariat hərəkətlərinin qeydi üçün “2V” və “4Ə” reyestrləri;

75

10

26.

84-I-25.

12.1.25. Notariat hərəkətlərinin qeydi üçün “1S”, “3M”, “5D”, 6L”, “7E” və “8-İ” reyestrləri;

-

10

27.

84-I-26.

12.1.26. Vərəsəlik işlərinin uçotu kitabı    (10 nömrəli əlavə);

75

10

28.

84-I-27.

12.1.27. Vərəsəlik işlərin əlifba kitabı       (11 nömrəli əlavə);

75

10

29.

84-I-28

12.1.28. Vəsiyyətnamələrin əlifba kitabı   (12 nömrəli əlavə);

75

10

30.

84-I-29.

12.1.29. Mirasın qorunması üçün tədbirlər görülməsi haqqında icraatına xitam verilmiş ərizələr. Mirasın qorunması üçün tədbirlər görülməsinə dair məlumatların uçotu kitabı  (14 nömrəli əlavə);

-

10

31.

84-I-30.

12.1.30. Mirasın qorunması üçün tədbirlər görülərkən, qeydə alınan qiymətli əşyaların uçotu kitabı (15 nömrəli əlavə);

-

10

32.

84-I-31.

12.1.31. Notariat hərəkətlərinin dayandırılması barədə müraciətlərin elektron uçotunun aparılması (13 nömrəli əlavə);

-

3

33.

84-I-32.

12.1.32. Notariat ofislərində və Dövlət notariat arxivində saxlanılan sənədlərin dublikatlarının, surətlərinin və notariat reyestrindən çıxarışların verilməsi haqqında ərizələr;

-

3

34.

84-I-33.

12.1.33. Notariat hərəkətlərinin aparılması ilə bağlı idarə, müəssisə və təşkilatlar, habelə vətəndaşlarla yazışmalar;

-

3

35.

 

12.3. Kargüzarlıq və inzibati-təsərrüfat məsəlləri üzrə:

 

 

36.

84-II-1.

12.3.1. Notariat fəaliyyəti ilə bağlı Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin əmr və göstərişləri, o cümlədən tövsiyələri;

-

Daimi

37.

84-II-2.

12.3.2. İş planları və görülmüş işlərə dair sənədlər (statistik hesabat, məlumat və sair);

-

5 il

38.

84-II-3.

12.3.3. Arxivə təhvil verilmiş sənədlərin təsvirləri və təhvil-qəbul aktları (inventarlaşdırma sənədləri istisna olmaqla);

-

Daimi

39.

84-II-4 .

12.3.4. Notariat fəaliyyətinin yoxlanılmasına dair sənədlər (aktlar, arayışlar);

-

10 il

40.

84-II-5.

12.3.5. Notariusla köməkçi və digər işçilər arasında bağlanmış əmək müqavilələri, əmrlər, habelə işçilərin məzuniyyəti ilə bağlı əmrlər;

-

Müddətin bitməsindən 3 il sonra

41.

84-II-6.

12.3.6. Notariuslar arasında bağlanmış müqavilə və notariusun ezamiyyətə, məzuniyyətə getməsi ilə bağlı razılaşdırma

-

Müddətin bitməsindən 3 il sonra

42.

84-II-7.

12.3.7. İdarə, müəssisə və təşkilatlarla yazışmalar;

-

5 il

43.

84-II-8.

12.3.8. Notariat işinin təşkilinə dair ərizə və təkliflər, onlara verilən cavablar;

-

5 il

44.

84-II-9.

12.3.9. Notariat təcrübəsinin ümumiləşdirilməsinə dair sənədlər;

-

Daimi

45.

84-II-10.

12.3.10. Qanunvericiliyin təbliği sahəsində maarifləndirmə işi ilə bağlı materiallar;

-

5 il

46.

84-II-11.

12.3.11. Notariat ofisinin maliyyə və təsərrüfat fəaliyyətinə dair sənədlər;

-

Daimi

47.

84-II-12

12.3.12. Tərtib edilərkən korlanmış notariat hərəkətlərinin aparılması üçün müəyyən edilən, dövlət gerbinin təsviri əks olunmuş blankların məhv edilməsi barədə aktlar;

-

10 il

48.

84-II-13.

12.3.13. Daxil olan sənədlərin qeydə alınması kitabı (2 nömrəli əlavə);

-

5 il

49.

84-II-14.

12.3.14. Göndərilən sənədlərin qeydə alınması kitabı (3 nömrəli əlavə);

-

5 il

50.

84-II-15.

12.3.15. İş vaxtında ofisdən kənar notariat hərəkətlərinin aparılmasının uçot kitabı (13-1 nömrəli əlavə).

-

5 il

51.

84-II-16.

12.3.16. Xüsusi notarius tərəfindən müraciət edən şəxslərin xahişi ilə onlarla notariat hərəkətlərinin iş vaxtından sonra, istirahət və ya bayram günlərində ofisdən kənar aparılmasının uçot kitabı (13-2 nömrəli əlavə).

-

5 il

52.

84-II-17.

12.3.17. Notariat hərəkətlərinin aparılmasında rayon, şəhər, şəhər rayonu icra hakimiyyətinin nümayəndəliyinə metodiki yardım göstərilməsi haqqında və hüquqi biliklərin təbliği sahəsində görülən iş barəsində arayışlar;

-

1 il

 

 


 

Təlimata 17 nömrəli əlavə

 

(təsvir vərəqələrinin ilk səhifəsi)

İşlərin təsvir vərəqələri

__________ il üzrə

 

 

______________________şəhər (rayon)__________ saylı_________________________

                                                                                                         (dövlət və ya xüsusi)

notariat ofisi.

Nomenklatur üzrə bəndə aid edilən təhvil verilən sənədlərin növü və şərt nömrəsi:_____________________________________ № _______________________________

İşlərin Dövlət notariat arxivində saxlanılma müddəti: _______________________________il

İşlərin Dövlət notariat arxivində son saxlanılma müddəti: ____________________________il

Cildin №

İşin reyestr №

İşin məzmunu

Tarix

Vərəqələrin sayı

Qeyd

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(təsvir vərəqələrinin orta səhifəsi)

Cildin №

İşin reyestr №

İşin məzmunu

Tarix

Vərəqələrin sayı

Qeyd